Egal ob kleiner Betrieb, großer Konzern oder mittelständisches Unternehmen: Wer in der Zeit des Internets und des „Everywhere-Commerce“ im harten Wettbewerb um jeden einzelnen Kunden bestehen will, braucht zeitgemäße Lösungen, die heute schon auf die Anforderungen von morgen konzipiert sind. Für Unternehmen jeder Größe ist ein passgenauer Onlineshop, der mehr kann als „nur“ verkaufen, also ein existenzsicherndes Instrument.

Mit Modulen individuell angepasst

Ein modularer Onlineshop für den B2B-Bereich lässt sich mit verschiedenen Darstellungs- und Einsatzmöglichkeiten ganz an die Anforderungen und Bedürfnisse der jeweiligen Unternehmen anpassen. Von einem einfachen Zugang im firmeneigenen Webshop des IT-Dienstleisters für kleine Firmen bis hin zur Anbindung an bestehende ERP-Systeme großer Konzerne ist jede denkbare Individualisierung möglich – auch mit eigenem Logo und Farbgestaltung.

Ein Beispiel ist der Webshop von Urano. Er ist als Onlinemarktplatz aufgebaut, der 15 Großhändler mit unterschiedlichen Produktschwerpunkten anbindet. Das Grundprinzip: Der Onlineshop ist in all seinen Elementen individualisierbar und kann so die Vorzüge der Automatisierung und den Mehrwert einer individuellen Beratung kombinieren. Die Großhändler, die an den Business Shop angebunden sind, können ihre aktuellen Bestände und Preise voll automatisiert einspielen. Darunter sind Generalisten, die eine breite Produktpalette anbieten, aber auch Distributoren, die sich auf einzelne Nischen der Informations- und Kommunikationstechnologie spezialisiert haben. Urano filtert dann – ebenfalls automatisch – für jedes der 250.000 im Shop angebotenen Produkte nach Verfügbarkeit und Preis und kann seinen Kunden damit immer das bestmögliche Gesamtpaket zu tagesaktuellen Preisen unterbreiten. 

Gründliche Planung vor der Implementierung

In der Planungsphase muss neben einer genauen Bestandsaufnahme der firmeneigenen IT vor allem die gewünschte Art der Beschaffung festgelegt werden:

1. Kauf über den Shop ohne weitere Anpassungen
2. Kauf über ein individuell eingerichtetes Beschaffungsportal (beispielsweise mit eigenem Logo und Firmendesign)
3. Anbindung an ein firmeneigenes ERP-System, um den eigenen Beschaffungsprozess weiter zu automatisieren

Bei den Lösungen zwei und drei muss in der Planungsphase ermittelt werden, welche Vorgaben und Anforderungen der Kunde an die Beschaffungslösung hat, welche Erwartungen er hegt und ob es bestimmte Informationen gibt, die im Bestellprozess beachtet werden müssen. Dies können beispielsweise eine kundeneigene Bestellreferenz oder eine termingerechte Lieferung sein.

Eines ist in jedem Fall immens wichtig: Bereits in der Planungsphase sollten nicht nur die Wünsche der Geschäftsführung zu Papier gebracht werden, sondern frühzeitig auch die Anforderungen der Abteilungen Einkauf und IT berücksichtigt werden. Je besser man sich hier abstimmt, desto reibungsloser verlaufen die Umstellung der Prozesse, das Einarbeiten in das neue System und die Umgewöhnung für die beteiligten Unternehmensbereiche.

Technische Details und Sicherheitsvorkehrungen

Bei dem vorgestellten Business Shop handelt es sich um eine individuell angepasste Gesamtlösung von Shopsystem (A EINS) und ERP-System (ROQQIO), welche seit der Implementierung im Jahr 2007 von der firmeneigenen E-Commerce-Abteilung weiterentwickelt und angepasst wurde mit dem Ziel, alle internen Prozesse der Beschaffung komplett zu automatisieren. Hierzu mussten auch alle Lieferanten und Großhändler an das System angebunden werden, um die Übermittlung von Preisen, Beständen, Bestellungen und Lieferinformationen ohne zeitlichen Verzug gewährleisten zu können.

Eine solche Anbindung ist für die oben aufgezeigte Lösung drei uneingeschränkt möglich. Dabei wird im Vorfeld geprüft, welche Möglichkeiten oder Formate das jeweilige ERP-System für den Export seiner Bestellungen bereitstellen kann. Auf diese Gegebenheiten  wird dann die Schnittstelle angepasst. Bei Lösung zwei können alle Prozesse wie Einkauf, Freigabeprozesse nach Kundenvorgaben und auch Reports zu gekaufter Ware im Shop abgebildet werden.

Und gerade in Zeiten von Cyber Crime, Hackern und Datenspionage dürfen gut durchdachte Sicherheitsvorkehrungen auf aktuellem Stand nicht fehlen. Der Shopbetreiber A EINS hat dazu diverse technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) implementiert.

Implementierung im laufenden Betrieb

Sind Anforderungen, Erwartungen und Wünsche erfasst und die technischen Details festgelegt, erfolgt die Implementierung. In der Regel ist der Vorgang bis hierhin in etwa ein bis vier Wochen abgeschlossen. Da nur die Prozesse im Hintergrund automatisiert werden müssen, erfolgt die Anbindung des neuen Shops im laufenden Betrieb. Soll der Einkauf auf mehrere Länder mit verschiedenen landesspezifischen Produkten ausgeweitet werden, beispielsweise Notebooks mit ausländischer Tastatur und ausländischem oder kundeneigenem Betriebssystem, sind weitere Anpassungen nötig. So kann man zum Beispiel ein Hauptprodukt anlegen und dieses über ein Dropdown-Menü im Shop als Variante anzeigen lassen. Hierdurch lässt sich das Produkt in der gewünschten landesspezifischen Variante bestellen.

Läuft das System einmal, ist in der Regel kaum mit Ausfällen zu rechnen. Kommt es doch einmal zu Problemen, so können während deren Behebung die Bestellungen weiterhin per E-Mail oder Telefon getätigt werden. Da Wartung und Betrieb durch Urano erfolgen, trifft auch jede Fehlermeldung über ein externes Überwachungstool dort ein und wird von dort bearbeitet. Darüber hinaus gibt es eine Hotline und einen Kundenservice, der per E-Mail erreichbar ist und den Kunden auch bei Fragen zum Bestellprozess und bei der Auswahl des richtigen Produktes hilft.

Und expandiert ein Unternehmen, so wächst der Shop buchstäblich mit und lässt sich im laufenden Betrieb an neue Anforderungen anpassen. Beispielsweise können ein größerer, länderübergreifender Warenkorb implementiert oder große Mengen neue User angelegt werden.

Der Webshop auf dem Prüfstand

Urano setzt seit nunmehr 13 Jahren auf diese Business-Shop-Lösung und präzisiert drei Vorteile, die für das Unternehmen in dieser Zeit besonders bedeutsam waren:

1. Der Beschaffungsprozess wurde fast vollständig automatisiert und der interne Aufwand somit auf ein Minimum reduziert.
2. Mit einem Klick lässt sich der tagesaktuell beste Preis aller angebundenen Lieferanten im Shop darstellen.
3. Mit wenig Aufwand kann jedem Kunden eine auf Wunsch sehr individuelle Beschaffungslösung angeboten werden.

Insgesamt ist diese Form der individuellen Onlineshops durch ihre zahlreichen Anpassungsmöglichkeiten besonders flexibel und stellt durch seine Tagesaktualität einen echten Wettbewerbsvorteil am Markt dar. Und da sich gerade in Sachen Digitalisierung und E-Commerce – auch bedingt durch laufende Veränderungen im Kaufverhalten – in den kommenden Jahren noch einiges tun wird, ist ein „Shop, der mitwächst“ eine Investition, deren Kosten sich für die Unternehmen durch automatisierte Prozesse und beschleunigte Abläufe in absehbarer Zeit amortisieren wird.

Der Weg zum neuen Webshop:

1. Planung und Analyse: Wer das Projekt Webshop angehen möchte, sollte vorab seinen aktuellen IT-Stand analysieren und Anforderungen an den neuen Webshop genau festhalten. Dazu ist es empfehlenswert, neben der IT-Abteilung bereits in der Planungsphase auch alle anderen Abteilungen einzubeziehen, die später mit dem Webshop zu tun haben werden. Nur so können alle wichtigen Ansprüche berücksichtigt werden.
2. Aufbau und Umsetzung: Wer heute einen Webshop plant, kann nicht ins Morgen schauen. Wichtig sind also ein modularer Aufbau, bei dem sich verschiedene Bausteine ergänzen lassen, und ein auf Wachstum ausgerichtetes Konzept. So wächst der Webshop mit dem Unternehmen und steigenden Anforderungen mit und kann auch in einigen Jahren noch individuell angepasst werden.
3. Evaluation und Feedback: Wird häufig versäumt, ist aber immens wichtig – Zahlen erfassen, Feedback ernst nehmen, Kundenwünsche berücksichtigen. Nur so sieht man, ob der Webshop den gewünschten Erfolg bringt. Vor allem für den Punkt Kundenwünsche/Feedback muss bereits bei der Erstellung des Shops an die Einbeziehung aller wichtigen Kommunikationswege gedacht werden: Telefon, E-Mail, Feedback-Button, Social Media und gegebenenfalls auch eine Chatfunktion.

Autor:

Denis Guillaume, Head of Order & Proposal Management, Urano Informationssysteme GmbH