Mit der Einführung einer Managementsoftware erreichte das Iglo Werk in Reken ein transparentes Integriertes Managementsystem, das verschiedene Normen und Vorgaben unter einheitlicher Oberfläche abbildet und mit vordefinierten Workflows wiederkehrende Aufgaben im Dokumentenmanagement automatisiert. Mit dem softwarebasierten System verfügt der Standort nun über eine Lösung, die bei Bedarf mit neuen Anforderungen mitwachsen kann.

Das Iglo-Werk in Reken im westfälischen Münsterland zählt zu den bedeutendsten Produktionszentren für Tiefkühlgemüse in Deutschland. Hier im Gemüsegarten Münsterland verarbeitet Iglo in Zusammenarbeit mit rund 120 Vertragslandwirten jährlich circa 50.000 Tonnen Spinat sowie einige tausend Tonnen Kräuter und Herbstgemüse zu etwa 360 verschiedenen Artikeln.

Verlässlichkeit, Schnelligkeit und Transparenz – diese Eigenschaften wünschten sich die Verantwortlichen für das Dokumentenmanagement ihres QM-Systems und suchten dafür nach einer geeigneten Softwarelösung, wie Eva-Maria Laumann, Quality Assurance bei Iglo in Reken, erzählt: „Unser bisheriges, auf gängigen Office-Lösungen basierendes System hat uns vor ein klassisches Problem gestellt, das viele Unternehmen kennen: Die verschiedenen Dokumente des über die Jahre gewachsenen Systems waren in verschiedenen Ordnern auf dem Laufwerk des Werkes verteilt. Das hat die schnelle Bereitstellung von Informationen erschwert. Darum war es an der Zeit, ein zentrales softwarebasiertes System aufzubauen.“

Kontinuierliche Verbesserung – auch im Dokumentenmanagement

Dafür suchten die Verantwortlichen nach einer QM-Software zum Aufbau eines transparenten Dokumentenmanagements, mit dem sich die gewünschten Informationen gut und schnell auffinden lassen. Es sollte durch elektronische Workflows die Dokumentenerstellung, Prüfung, Freigabe, Verteilung und Ablage im Arbeitsalltag vereinfachen und zudem Änderungshistorien transparent nachvollziehbar machen. Auf der Recherche nach der passenden Lösung gelangten die Verantwortlichen von Iglo durch eine Empfehlung an die Softwarelösungen für Qualitätsmanagement- und Integrierte Managementsysteme des Unternehmens ConSense. Die Software des Aachener Unternehmens ist flexibel und skalierbar: Die Basis bildet das Prozess- und Qualitätsmanagement, das sich durch zahlreiche Module für weitere Managementbereiche nach Bedarf erweitern lässt. Der Besuch bei einem Referenzkunden überzeugte Iglo, sodass die Wahl auf ConSense IMS Enterprise fiel. „Wir leben hier in Reken die kontinuierliche Verbesserung in allen Bereichen, ganz gleich, ob es um Prozesse, Sicherheit, Gesundheit oder in diesem Fall um unser Dokumentenmanagement geht. Mit der neuen Software, die unsere aktuellen Anforderungen sehr gut abdeckt, konnten wir unser Dokumentenmanagement an vielen Stellen optimieren“, so Eva-Maria Laumann. 

Software als Desktop- und Web-Anwendung unabhängig von Endgerät und Betriebssystem einsetzbar 

Mit ConSense IMS Enterprise lassen sich dezentral organisierte und komplexe Managementsysteme mit verteilten Organisationsstrukturen aufbauen. Die Software eignet sich durch ihre Flexibilität und gleichzeitig passgenaue Konfigurierbarkeit für Unternehmen aus allen Branchen und jeder Größenordnung – vom kleinen oder mittelständischen Unternehmen bis hin zum international aufgestellten Konzern. Sie bildet alle relevanten Normen und Vorgaben wie zum Beispiel die Qualitätsmanagementnorm DIN EN ISO 9001 und viele weitere transparent ab und führt diese unter einer einheitlichen Oberfläche zusammen. Die Software ist als Desktop-Anwendung ConSense Suite und zusätzlich als Webanwendung ConSense Portal verfügbar, das endgeräte- und betriebssystemunabhängig eingesetzt wird und damit flexibel nutzbar ist. „Wir haben uns für beide Varianten entschieden. Die ConSense Suite bietet uns einige zusätzliche Konfigurationsmöglichkeiten. Dafür ermöglicht das ConSense Portal unseren Mitarbeitenden, die im Arbeitsalltag viel im Werk unterwegs sind, den mobilen Zugriff von jedem Ort aus auf die Inhalte des Systems“, so Eva-Maria Laumann.

„Wir haben die Gelegenheit genutzt, um Ballast abzuwerfen“

Im April 2022 startete Iglo in Reken mit dem Rollout des neuen Systems. Ein Projektteam unter Beteiligung von IT, Qualitätssicherung, Produktion, Personalabteilung und Betriebsrat befasste sich mit der Umsetzung. Die Software bildet die im Iglo Werk in Reken ablaufenden Prozesse in Form von Flussdiagrammen ab. Mit dem integrierten Prozesseditor lassen sie sich schnell, einfach und entsprechend der tatsächlichen Abläufe im Werk modellieren. „Wir haben dabei die Gelegenheit genutzt, Ballast abzuwerfen: Wo notwendig, haben wir Prozesse überarbeitet und aktualisiert oder durch neue Prozessbeschreibungen ergänzt. Damit sind die Inhalte des Systems auf aktuellstem Stand“, konstatiert Dirk Hullerum, Leiter der Qualitätssicherung am Standort. In der Ebene unterhalb der Prozesse wurden weitere Informationen und gegebenenfalls zugehörige Dokumente hinterlegt und mit den jeweils verantwortlichen Mitarbeitenden verknüpft.

Bis August 2022 hatte Iglo bereits 70 Prozent der Vorgabedokumente in das neue System eingepflegt, so beispielsweise Arbeitsanweisungen, Verfahrensanweisungen, Anfahrtschecklisten für die verschiedenen Produktionslinien, Kontrollblätter und Vorlagen aller Art. Die gesamte Belegschaft im Werk in Reken nutzt jetzt ConSense IMS Enterprise. Bei Anmeldung gelangen die Mitarbeitenden auf ihre personalisierte Startseite und werden hier direkt über die individuell anstehenden Aufgaben, Änderungen und relevanten Informationen benachrichtigt. „Die personalisierte Startseite ist ein echter Gewinn: Hier hat jede und jeder Einzelne in übersichtlicher Kacheldarstellung auf einen Blick all das, was für ihre oder seine Tätigkeit relevant ist, ohne dass die Seite überfrachtet ist“, freut sich Eva-Maria Laumann. 

Im neuen System findet die Belegschaft sämtliche Vorgabedokumente, Verfahrensanweisungen, Checklisten, Formulare und weitere Informationen zu verschiedenen Themen. ConSense IMS Enterprise bietet zudem den Vorteil, beim Zugriff automatisch auf die aktuell gültige Version eines Dokuments zu leiten, sodass nicht versehentlich veraltete Informationen verwendet werden. Auch in Bearbeitung befindliche neue Versionen sind erst nach endgültiger Freigabe verfügbar. Über detailliert vergebene Rollen und Rechte werden dabei die Zugriffs- und Änderungsberechtigungen der im System enthaltenen Informationen geregelt. So haben die Mitarbeitenden bei Iglo in Reken auf viele Dokumente einen lesenden Zugriff, darunter auch solche, die ihre eigene Tätigkeit nicht unmittelbar berühren. Änderungen von Dokumenten sind aber nur durch die befugten Personen möglich. 

Workflow übernimmt Routineaufgaben

Viel Zeiteinsparung im Arbeitsalltag erreicht Iglo mit den automatischen Workflows, die die Integrierte Managementsystemsoftware bietet. Zum Beispiel werden für Dokument- und Prozessarten jeweils Prüf- und Freigabeworkflows definiert: Dabei durchläuft ein digitales Dokument automatisch einen vorgegebenen Weg in definierter Reihenfolge, das heißt es wird immer an die jeweils nächste im System hinterlegte Stelle beziehungsweise Person adressiert. Mithilfe der detaillierten Voreinstellungsmöglichkeiten ist klar definiert, wer welche Unterlagen freigeben darf. Verantwortliche können zudem zu jedem Zeitpunkt feststellen, auf welchem Stand sich ein Freigabeprozess gerade befindet und wessen Antwort gegebenenfalls noch aussteht. „Es gibt Vorgänge, bei denen beispielsweise die Teamleiter aus allen drei Schichten in unserer Produktion ein Dokument prüfen müssen. Früher war es sehr aufwändig, im Blick zu behalten, wessen Antwort noch aussteht. Das erledigt jetzt das System und erinnert gegebenenfalls die betreffende Person an die Rückmeldung“, so Eva-Maria Laumann. „Auch im Falle von Urlauben oder Personalwechseln klappen Freigabeprozesse jetzt reibungsloser, denn jedes Dokument ist mit den entsprechenden Funktionsstellen im Unternehmen bzw. ihren Vertretungen verknüpft, sodass auch bei Abwesenheiten die Abläufe nicht ins Stocken geraten.“

„Die Schnellsuche ist mein persönliches Highlight“

Dass sich die gesamte Dokumentation für das Qualitätsmanagement nun an einem zentralen Ort befindet, erleichtert das Auffinden von Dokumenten. Im System gibt es mehrere Wege, um zur gewünschten Information zu gelangen. Die Mitarbeitenden können nicht nur die Schlagwort- oder Volltextsuche nutzen, sondern auch anhand der Prozesslandkarten, die mit allen Teil- und Unterbereichen verknüpft sind, navigieren. In der Praxis hat sich die Suchfunktion längst bewährt: Die Mitarbeitenden in Reken nutzen zu 95 Prozent die Schnellsuche. „Die Schnellsuche ist auch mein persönliches Highlight unter den ganzen Features und Funktionen, die das neue System bietet. Im Qualitätsmanagement müssen wir zahlreiche Vorgaben von außen – zum Beispiel Gesetze, Standards etc. – befolgen. Das ist mit einer Vielzahl von Dokumenten verbunden. Unser früheres, Office-basiertes Managementsystem zeigte uns bei der Suche nach einem Dokument komplette Ordner an. Das machte das Auffinden sehr zeitintensiv. Jetzt liefert die Suchfunktion mit einem Klick sehr zuverlässige Ergebnisse“, so Dirk Hullerum. 

Nachdem sich das Dokumentenmanagement mit ConSense IMS Enterprise bei Iglo in Reken in ersten Audits bewährt hat, steht nun der weitere Ausbau der modularen Softwarelösung an. Im gesamten Prozess vom Aufbau bis zum Ausbau des Systems fühlen sich die Verantwortlichen bei ConSense gut aufgehoben, wie Eva-Maria Laumann unterstreicht: „Wir haben von Anfang an tolle Unterstützung durch unsere sehr kompetenten Ansprechpersonen bei ConSense erhalten, die auf unsere Fragen und Wünsche schnell reagieren und auf die wir uns auch beim weiteren Ausbau des Systems verlassen.“ 

Autor
Stephan Killich, Geschäftsführung