In Unternehmen und Anlagen fallen täglich zahlreiche Daten an, die irgendwo gespeichert werden müssen. Eine Lösung ist die Cloud - wenn da nicht die hohen Investitionskosten wären. Ein neues, bezahlbares Konzept verspricht klein- und mittelständischen Unternehmen nun, dass sie die revisionssichere Archivierung beliebiger Daten auslagern können.

Der Wert von Informationen - die digitale Wissensbasis der Unternehmen - erlangt zunehmend strategische Bedeutung. In Zeiten, in denen das Informationsaufkommen und die Anzahl verfügbarer Informationsquellen rasant steigen, gleichzeitig die Bindung von Mitarbeitern an das Unternehmen aber nachlässt, wird die Verfügbarkeit und damit die Archivierung strukturierter Informationen immer wichtiger. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ist es eine Herausforderung, dies zu meistern und alle rechtlichen Vorgaben zu erfüllen. Jetzt zeichnet sich ein neuer Lösungsansatz ab: Wer eine revisionssichere Datenarchivierung als Serviceleistung nutzt, spart Investitionskosten. Neue Cloud-Konzepte versprechen zudem ein hohes Maß an Sicherheit.
In Industrie-, Fertigungs- und Produktionsbetrieben fallen zahlreiche unterschiedliche Informationen an, die aus rechtlichen oder produktionstechnischen Gründen archiviert werden müssen. Das Spektrum reicht von steuer-relevanten Belegen bis hin zu Produktionsdaten oder Qualitätssicherungs- und Marketing-Dokumenten. Begegnet wird den damit verbundenen Herausforderungen im Allgemeinen mit entsprechenden Betriebsdatenerfassungssystemen (BDE) beziehungsweise sogenannten Production Information Management Systems (PIMS), die eine spezielle und leistungsfähige Erfassung von Produktionsdaten ermöglichen. Weitere Dokumentenmanagement-Lösungen kommen dann noch zur Verwaltung ganz unterschiedlicher, aber dennoch wichtiger Unterlagen hinzu, zum Beispiel für Rezepturen, Herstellanweisungen, Standard Operating Procedures (SOPs) oder auch für Anweisungen zur Behandlung von Ausnahmesituationen sowie zur Archivierung des Schrift- und E-Mail-Verkehrs.

Noch immer Realität: Keller voller Papier-Archive
Solche Systeme bedeuten in den meisten Fällen ein hohes Investment, besonders, wenn eine Gesamtlösung realisiert werden soll. Die Spezifikation, Beschaffung und Implementierung der benötigten Hard- und Software erfordert meist ein Budget im hohen fünfstelligen oder sogar sechsstelligen Euro-Bereich. Zusätzlich müssen die Kosten für die kontinuierliche Pflege des Systems bedacht werden. Für kleine und mittelständische Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung sind solche Investitionen kaum oder gar nicht zu stemmen, auch wenn die Lösung dringend benötigt wird und zur Erhöhung der Produktionssicherheit und letztendlich zu Kosteneinsparungen beitragen könnte.
Vor diesem Hintergrund wundert es nicht, dass heute Keller voller Papier-Archive noch immer Realität sind. Für viele gab es bisher keine andere Möglichkeit, um der Nachweispflicht und Archivierungswünschen nachzukommen. Die Automatisierungsspezialisten der M+W Process Automation haben sich jetzt dieses Themas angenommen und gemeinsam mit dem Tochterunternehmen Teufel Software eine kostengünstige, hochverfügbare und skalierbare Alternative ausgearbeitet. Kleinere und mittlere Unternehmen können die revisionssichere Archivierung beliebiger Daten auslagern und sich den sonst dafür anfallenden Installationsaufwand sowie Investment- und Personalkosten sparen.

Die Basis: strukturierte, offene Speichersysteme
Kern des Lösungsansatzes sind strukturierte, offene Speichersysteme, die beliebige, strukturierte und unstrukturierte Informationen speichern und mit operativen Systemen (SPS, PLS, MES, LIMS, ERP) beziehungsweise Prozessen der Kunden eng verknüpft werden können. Diese Speichersysteme, sogenannte Silent Cubes, werden im hochverfügbaren Rechenzentrum von Teufel Software gehostet und können in Größe und Funktionsumfang flexibel an die konkreten Kundenanforderungen angepasst werden. Silent Cubes sind Speichersysteme, die eine dauerhafte und sichere Speicherung von Permanentdaten erlauben. Sie sind für die revisionssichere Speicherung zertifiziert und erfüllen alle rechtlichen Vorgaben, zum Beispiel die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Dabei erlaubt das Archivierungssystem die einheitliche und gemeinsame Speicherung beliebiger Informationsobjekte wie zum Beispiel Produktionsdaten, Alarme, Ereignisse, Rezepturen, ERP-Daten oder sonstiger Dokumente.
Ein praxisgerechtes Archivierungssystem sollte sich jedoch nicht auf das Sammeln und Speichern von Daten beschränken, sondern weitere wichtige Anforderungen abdecken. Für die Praxis ist dabei vor allem relevant, dass die Daten auch jederzeit von den Berechtigten gefunden werden. Die M+W-Lösung ermöglicht deshalb einen datenbankgestützten, direkten Zugriff auf alle archivierten Informationsobjekte. Unterstützt werden zudem verschiedene Indizierungs- und Recherchestrategien, um auf die archivierten Informationen sicher zugreifen zu können, zum Beispiel über Schlagworte oder Volltextsuche für ein schnelles Tracking & Tracing. Dies ist auch mobil beziehungsweise über Web-Applikationen möglich.

Verbindung zwischen Cloud und Anwender
Zur Anbindung an die Datenquellen beim Anwender stehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung, zum Beispiel OPC, ODBC als Datenbankschnittstelle, die SQL als Sprache verwendet, einfacher Datei-Zugriff oder auch ein BDIS-Gateway etc. Ein optimales Management der verschiedenen Daten aus allen Unternehmensbereichen ist dann mit einem Enterprise-Content-Management-System möglich, beispielsweise mit dem als Option angebotenen ELO Enterprise-Content-Management (ECM). Es verfügt über alle Funktionen zur effektiven Verwaltung, schnellen Nutzung und sicheren Kontrolle von Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Dies umfasst aktuelle Technologien, um Informationen und Dokumente schnell zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, revisionssicher und rechtskonform aufzubewahren und bereitzustellen.
Durch die von KPMG (weltweites Netzwerk von Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen) zertifizierte Verbindung der ELO-ECM-Lösungen und der Silent Cubes entsteht für den Anwender eine ideale Kombination zur revisionssicheren Langzeitarchivierung beliebiger Daten und Dokumente. Der hohe Integrationsgrad der Produkte in Verbindung mit der Infrastruktur im Rechenzentrum gewährleistet einen hochverfügbaren, sicheren Betrieb. Durch Skalierungsmöglichkeiten hat der Anwender zudem immer eine auf seine Applikation angepasste, professionelle Lösung zu transparenten Kosten.

Sicherheit hoch, Kosten runter
Die Kommunikation zwischen Rechenzentrum und den Quellsystemen am Standort des Anwenders wird immer über sichere VPN-Verbindungen aufgebaut. Optional kann auch ein lokales Gateway installiert werden, das als zusätzlicher lokaler Datenpuffer und als Entkopplung zu den Produktivsystemen dient. Mit dieser cloudgestützten Archivierungslösung reduzieren sich die Investitionen auf ein Minimum und der Verwaltungsaufwand entfällt, wobei der Praxisnutzen hoch ist: Revisionssicherheit aller archivierten Daten ist garantiert und die operativen Systeme können von Altdaten und Dokumenten entlastet werden. Zudem ergeben sich interessante Möglichkeiten zur Prozessoptimierung durch die Verknüpfung der Archivierung mit operativen Systemen, zum Beispiel beim Workflow, Freigabeprozessen etc. Auf eine papierbasierte Ablage und Archivierung kann dann verzichtet werden.